La importancia del primer paso: un plan de onboarding a tu medida

A menudo, como experta en Gestión y Desarrollo de Talento en UOC Corporate, tengo la oportunidad de reunirme con empresas multinacionales, de distintos sectores y actividad, lo que me permite tener una visión amplia de las estrategias y retos que deben abordar en su día a día. Utilizando esta información, hoy me gustaría hablar de un tema que preocupa de forma generalizada a las empresas, a los equipos de RRHH y a los profesionales: la digitalización de su plan de onboarding.

Objetivos y factores a tener en cuenta

Cuando se diseña un plan de onboarding, ya sea presencial o digital, se hace con el objetivo de obtener resultados de éxito en la integración de un nuevo profesional a la compañía. Esto impacta directamente con los objetivos a conseguir desde diferentes prismas:

• Desde la visión de RRHH, porque consigue que el nuevo empleado se sienta acompañado y aumente su nivel de engagement.

• Desde la visión de la empresa, porque acorta el tiempo de adaptación a la Compañía y al puesto de trabajo de la nueva incorporación.

• Desde la visión del nuevo empleado, porque se siente parte de la compañía desde el principio.

Por ello, es importante hacer una primera parada y analizar qué tenemos y dónde queremos estar. Seamos realistas y analicemos en profundidad, teniendo en cuenta las 3 perspectivas:

1. Como Empresa: consigue resultados a corto plazo y mejora de la productividad.
2. Como RRHH: consigue profesionales más felices y embajadores de marca.
3. Como profesionales: consigue una adaptación rápida y segura.

Si analizo el status de las últimas conversaciones con mis clientes, diría que más del 80% tienen algo en común, consideran necesario actualizar y/o diseñar su programa de onboarding y todos coinciden que este tipo de iniciativas deben partir de los departamentos de RRHH. Pero también coinciden en que no está en el primer puesto de su lista de tareas y muchas veces ni siquiera la tienen listada. El otro 20% de estas empresas son proactivas, con equipo dedicado y son conscientes del impacto que suponen este tipo de programas. Son empresas que actúan con agilidad y están en constante actualización y movimiento.

Por tanto, se puede concluir que:

• El plan de onboarding es una de las asignaturas pendientes de las empresas.

• Los departamentos de RRHH deben liderar este proyecto en un tiempo récord.

Muchas veces, se requieren consultores externos por el tiempo que se debe dedicar y porque aportan un análisis objetivo de la realidad para proponer programas adecuados a cada situación y cliente. Reflexionemos por un momento, ¿qué hace que un programa de onboarding sea exitoso? ¿Cómo conseguimos engagement desde que una persona se incorpora a nuestra empresa? O lo que es más complicado a día de hoy, ¿cómo acompañamos a nuestros newcomers desde casa?

Recomendaciones para un plan de onboarding digital

Os planteo un experimento.

Pensad por un momento, el primer día de vuestro último puesto de trabajo. O mejor, vamos a los días previos a la incorporación. Si tuvierais que definir esos momentos, ¿qué adjetivos utilizaríais?

Si vuestra respuesta se asocia a adjetivos como inquieto, nervioso, ansioso o desorientado, créeme que el programa de incorporación no está funcionando en tu empresa o es inexistente. Si por el contrario, tu respuesta es tranquilo, emocionante, acompañado o seguro, entonces, tu empresa se ha preocupado por desarrollar un programa de onboarding de calidad.

Teniendo esto en cuenta y por la experiencia que nos caracteriza en el desarrollo de este tipo de proyectos en UOC Corporate, queremos proporcionar algunos tips clave sobre cómo afrontar el diseño y elaboración de un plan de onboarding digital:

Tip 1: El contexto.

Preocúpate por conocer el momento en que se encuentra tu empresa y si desarrolla este tipo de iniciativas.

Realiza un análisis interno sobre el programa que actualmente se lleva a cabo, si es que existe.

Reúnete con personas que se hayan incorporado recientemente, un manager directo que haya tenido alguna incorporación en su equipo, una persona del equipo de RRHH o incluso una persona del equipo de IT.

Investiga, pregunta y descubre qué tienes, qué funciona y qué deberías modificar para poder diseñar un plan de onboarding a tu medida.

Tip 2: La historia.

Si ya conoces la situación actual, pregúntate dónde quieres estar.

Define las acciones que recojan los momentos clave en la incorporación de un nuevo empleado desde su preincorporación hasta los seis primeros meses.

Detalla estas acciones y ordénalas temporalmente, con coherencia para asegurar que el nuevo empleado se siente acompañado durante su incorporación, se adapta al equipo y adquiere los conocimientos, habilidades y competencias básicos para desempeñar su rol de forma eficaz.

Tip 3: Los actores.

Determina quiénes son los personajes principales, sus roles y funciones dentro del programa, así como los hitos temporales de cada uno de ellos.

Te recomendamos que valores la posibilidad de incluir al responsable directo, al equipo de RRHH y a un compañero que le haga sentir como en casa y que le contará las reglas no escritas, es lo que se conoce como buddy.

Tip 4: El escenario.

Decide los recursos y herramientas multimedia que quieres utilizar. Sé realista y utiliza los recursos con medida. Recuerda, menos es más.

Te recomendamos que utilices algunos de estos recursos como parte de tu plan: guías y check list para que los actores protagonistas sepan qué se espera de ellos y qué deben hacer en cada momento, infografía del journey, plantillas de los mensajes, módulos scorm de contenidos, webseries para conseguir un efecto impactante, por ejemplo si quieres transmitir los valores de tu compañía, animaciones que promuevan la interactividad con contenidos clave, scaperoom virtual si quieres promover el networking, microlearning si necesitas que conozcan contenidos de forma rápida, chatbot con las principales faq´s o packs de bienvenida si quieres obsequiar con merchandising de la empresa.

Tip 5: La puesta en escena

Es la hora de la verdad, ha llegado el momento del lanzamiento:

Asegúrate de que aquello que has creado tiene un sentido pedagógico y está alineado a los retos estratégicos de la compañía.

Dalo a conocer en la empresa, diseña un buen plan de comunicación.

Utiliza todos los recursos tecnológicos que tienes a disposición para llevarlo a cabo: la plataforma, la intranet o el chat de empresa, son algunos ejemplos.

Rodéate de personas que te ayuden con la puesta en marcha y coordina las tareas y tiempos con todos ellos. No olvides que tú eres la pieza clave y tienes que asegurarte de la implementación del plan en tiempo y forma.

Tip 6: El resultado final.

Encuentra momentos de feedback con el nuevo empleado. Proponle reuniones cortas de 15 minutos, escríbele un correo para saber cómo esta, desayuna con él para charlar de forma distendida.

Todos los comentarios recógelos en un documento que te permita valorar el programa de onboarding en su conjunto y actuar en consecuencia.

En conclusión, recuerda que el programa de onboarding de tu compañía es el primer impacto de nuestra nueva incorporación, es lo primero que ve y siente, es una persona que nos ha elegido para desarrollar su rol profesional con nosotros, que espera sentirse acompañado desde el primer momento, así que dedícale tiempo al desarrollo del plan y si no puedes, ¡pide ayuda!

Un plan de onboarding comporta grandes beneficios, ¡aprovéchate y gana!