Institucionalización de la agilidad

EMPRESA – Artículo publicado a 30 de Mayo de 2017.


Scrum y sus variaciones constituye el objeto de un interés creciente entre los profesionales de gestión de proyectos.


Tomando como referencia datos ofrecidos por Google sobre búsquedas a escala global concluimos que el interés por la gestión de proyectos ha experimentado en los últimos doce años un incremento, especialmente entre 2004 y 2009, coincidiendo con la emergencia de la crisis y la concienciación sobre la necesidad de adaptar estructuras, procesos y organizaciones a la nueva realidad económica y social. Las empresas utilizan los proyectos como instrumento de cambio y transformación, resaltando su importancia para maximizar los resultados y beneficios, y minimizar los costes —externos e internos— reducir los plazos y riesgos inherentes.

Entretanto, Scrum y los marcos de gestión ágiles han pasado de ser algo marginal para igualar y superar el interés por el principal marco de gestión predictiva de proyectos (PMP).

Entre los factores externos que han contribuido a la emergencia de Scrum se podrían señalar algunos como:

  • Cambios acelerados en el entorno económico, social y tecnológico.
  • Entorno altamente impredecible e inestable.
  • Creciente desregulación, globalización y eliminación de barreras de acceso al mercado de nuevos actores, productos y servicios.
  • La irrupción de los millennials, nueva generación de consumidores, nativos digitales, con hábitos disruptivos en consumo, empoderados por smartphones y tabletas digitales.
  • La revolución digital y el creciente posicionamiento de la información como parte fundamental e inseparable del producto o servicio.

Fundamentos de Scrum

Scrum es un marco de gestión de proyectos fundamentado en la teoría de la complejidad, que aporta una mayor flexibilidad y permite producir sistemas que responden a los requisitos iniciales mientras integra los requisitos adicionales descubiertos durante el propio proceso de construcción.

Scrum incorpora conceptos propios del control de procesos industriales para desarrollar un modelo iterativo e incremental para entregar productos que maximizan la satisfacción de los clientes.

Las sucesivas versiones son planificadas y producidas en un ambiente caracterizado por:

  • Requisitos en constante evolución.
  • Escasez de tiempo para generar ventajas competitivas.
  • Competición abierta y omnipresente que obtiene lo mejor del equipo en cada componente y entrega.
  • Calidad objetiva, conocida y compartida.
  • Visión compartida que motiva y orienta la integración de cambios para conseguir las metas globales.
  • Recursos disponibles (personas, financieros y de medios).

Scrum asume que el desarrollo de proyectos resulta impredecible e implementa mecanismos de control que transforman el equipo y su funcionamiento para lograr mayor flexibilidad, responsabilidad y confiabilidad.

Ken Schwaber utiliza el termino Scrum para referirse al nuevo marco de gestión de proyectos y, simultáneamente, referirse al ambiente organizacional que proporciona un ecosistema favorable y necesario para el éxito de este tipo de gestión.

Este enfoque holístico se caracteriza por seis rasgos que facilitan la transformación:

  • Incertidumbre e inestabilidad consustanciales al propio proyecto y al entorno en que se desarrolla que pasan a considerarse como fuente de oportunidades.
  • Equipos de proyecto autoorganizados que determinan su estructura, funciones, responsabilidades y compromisos respectivos sin intervención de una autoridad exterior.
  • Fases de desarrollo superpuestas, que implementan las ideas en un bucle recurrente que permiten evolucionar el producto desde el mínimo viable al producto final.
  • Aprendizaje múltiple y fertilización cruzada.
  • Control sutil de los equipos, sus actividades y resultados aplicando hasta siete estrategias diferentes para conseguirlo sin interferir en su autonomía.
  • Transferencia de conocimiento y aprendizaje organizativo a múltiples niveles, en diferentes sentidos y a través de diversos medios. El conocimiento es un activo estratégico que debe ser gestionado para aumentarlo, depurarlo y cultivarlo.

Gestión ágil

La adopción de Scrum representa ventajas y beneficios para cualquier entorno donde el proyecto, resultados, requisitos y especificaciones están expuestos a la incertidumbre pues ofrece un marco que permite integrar los requisitos detectados tardíamente para adaptar los resultados y satisfacer las necesidades actuales y no sólo las inicialmente especificadas inicialmente.

  • Diseñado para ser flexible a lo largo de todo el proyecto, de principio a fin, manteniendo una interlocución directa y permanente con las partes interesadas y sus representantes.
  • Proporciona mecanismos de inspección y control a todos los niveles
  • Facilita un marco adecuado para integrar y poner en valor el talento de los miembros del equipo.
  • Proporciona un marco de trabajo donde los equipos reducidos son capaces de elevar su nivel de rendimiento y competencia.

Scrum Level

Scrum level es un modelo que permite la evaluación y la mejora de la agilidad organizacional y reducir la variabilidad de los resultados de los proyectos de implantación y mejora continua mediante la determinación de dos dimensiones, fluidez y flexibilidad.

  • La flexibilidad mide la agilidad técnica
  • La fluidez recoge la medición de la dimensión cultural de la agilidad, los valores y principios aplicados a la gestión de los proyectos.

 Scrum level permite a cualquier empresa evaluar su nivel de agilidad y lograr objetivos como:

  • Sensibilizar al conjunto de la organización.
  • Concienciar sobre la importancia de orientarse al cliente, buscar la satisfacción de las necesidades, reducir el time-to-market y disponer del máximo de información antes de tomar decisiones.
  • Adoptar el cambio orientado y coherente.
  • Desmitificar las prácticas agiles y su introducción en organizaciones no estrictamente disruptivas.
  • Ayudar a visibilizar el valor y su gestión.
  • Implementar un enfoque de mejora continua en organizaciones relacionadas con la economía del conocimiento.

JOSÉ LÓPEZ SORIANO

Profesor colaborador del Master en Dirección y Gestión de la Innovación de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC).


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