Decàleg de competències per a liderar equips en el teletreball

28 juny, 2020 decalogo-de-liderazgo-en-el-teletrabajo

La COVID-19 ha accelerat la implantació del teletreball en multitud d’organitzacions. Però la velocitat dels esdeveniments ha deixat poc lloc a la reflexió sobre com liderar equips dispersos en l’espai i en els horaris. I han sorgit moltes preguntes.

Què li dic al meu equip? Com ens organitzem? He de canviar el repartiment de tasques? Com compartirem la informació? Quina és la millor tecnologia per a coordinar-nos? Com resoldrem els conflictes, sense estar cara a cara? ¿Seran tots capaços d’adaptar? Baixarà la motivació? Com sabré si la gent està realment treballant?

UOC Corporate, conscient del desafiament que suposa la situació, va oferir recentment el programa El liderazgo en el teletrabajo: De una situación de crisis a una fortaleza organizativa, a càrrec de la professora Eva Rimbau Gilabert

Dels continguts del programa sorgeix aquest Decàleg de competències per al lideratge del teletreball.

infografia decàleg de competències pel lideratge del teletreball

1. Definir i formalitzar els equips

  • Conèixer les activitats i circumstàncies de cada un i establir qui i quan treballaran en remot
  • Evitar equips de grans dimensions, ja que són una barrera per a la confiança
  • Definir clarament les funcions de cada persona; redissenyar en el cas d’equips prèviament molt interdependents
  • Cada equip té un nom i la seva missió clara, establerta de forma cooperativa
  • Organitzar sessions de coordinació ben planificades, facilitant una agenda prèvia i fomentant la puntualitat, la participació i l’escolta activa
  • Especificar procediments, normes i responsabilitats per als empleats individuals, els equips i l’organització en el seu conjunt

2. Concretar i documentar les tasques

  • Ser conscient que la concreció i la distribució de les tasques, així com la seva documentació i difusió, condicionen enormement l’autonomia, i per tant l’èxit del teletreball en equip
  • Assegurar que cada membre de l’equip saber què es fa, què fan els altres i què s’espera de cadascú
  • Treballar per objectius i establir rutines amb fites de resultats planificats
  • Proporcionar eines per a compartir documents de treball i facilitar l’accés a tots els membres de l’equip
  • Proporcionar sistemes d’autoria i documentació de contribucions individuals, que augmenten la transparència i redueixen la desmotivació

3. Decidir i proporcionar la tecnologia

  • Ajustar la tecnologia escollida a la divisió de la feina dels equips, i no a l’inrevés
  • Minimitzar la bretxa tecnològica entre els membres dels equips
  • Utilitzar videoconferències per minimitzar malentesos i distorsions, que són més freqüents en la comunicació per correus electrònics o missatges, però sense abusar-ne

4. Facilitar formació personalitzada

  • Formar tant a col·laboradors com a càrrecs directius.
  • Formar no només en eines, sinó també en competències comunicatives, gestió del temps i desconnexió digital.
  • Finalitzada la formació, fer seguiment de la seva aplicació en el dia a dia

5. Desenvolupar la confiança

  • Ser conscient que la confiança augmenta l’eficàcia, la proactivitat, l’optimisme, la compartició d’informació i facilita la petició d’ajuda
  • Entendre que la confiança sorgeix quan es percep de l’altre fiabilitat, integritat i benevolència cap als altres
  • Assumir que la confiança es desenvolupa més lentament en un entorn virtual
  • Per potenciar-la, garantir que es coneixen les competències dels altres, mitjançant la comunicació informal o les activitats d’intercanvi de coneixements, fent visible el costat humà de cadascun
  • Prioritzar, quan sigui possible, que els membres de l’equip es coneguin millor mitjançant trobades presencials
  • Reduir els conflictes aclarint el repartiment de tasques, especificant procediments i valorant la crítica constructiva i l’empatia
  • Mostrar confiança fomentant el reforç positiu

6. Potenciar l’autonomia

  • Entendre que un cert grau d’autonomia és essencial perquè el teletreball tingui èxit, i que l’autonomia està influïda per com s’han definit les tasques
  • Preocupar-se de conèixer el nivell d’autonomia que cadascú vol o pot assumir
  • Evitar supervisar molt de prop, ja que pot afectar negativament la proactivitat i l’adaptabilitat
  • Integrar les tasques de preparació, suport i producció en un sol treball per augmentar l’autonomia
  • Permetre gestionar i resoldre les pertorbacions que sorgeixin en el desenvolupament de la pròpia feina
  • Facilitar l’accés a les dades i restringir només l’accés als més crítics
  • Assumir que, en el curt termini, una alta autonomia disminueix les necessitats de coordinació i els conflictes
  • Amb el temps, anar assignant tasques de creixent interdependència, per a desenvolupar normes i formes de treball compartides i millorar la confiança, l’intercanvi d’informació i els resultats

7. Oferir suport socioemocional

  • Tractar individualment els problemes individuals, practicant l’escolta activa
  • Realitzar seguiment de cada persona de l’equip
  • Donar suport als membres de l’equip
  • Entendre i acompanyar comportaments relacionats amb la por o l’estrès

8. Planificar la comunicació

  • Realitzar-des de la calma i el reconeixement de l’esforç de tots
  • Explicar puntualment les prioritats, les decisions i les eines de l’organització i de cada equip, i oferir consells tècnics i sobre benestar físic i emocional
  • Fer-la bidireccional, és a dir, oberta a aportacions i valoracions
  • Potenciar espais virtuals, xats o fòrums perquè els equips s’expressin i col·laborin
  • Triar els canals més adequats, en moltes ocasions no és necessària una videoconferència

9. Facilitar la innovació

  • Promoure les converses no planificades i l’intercanvi informal d’idees
  • Potenciar les eines de treball col·laboratiu
  • Escoltar activament als membres dels equips

10. Millorar progressivament els processos de (tele) treball

  • El teletreball és un procés, no un estat
  • Cada organització parteix d’una situació diferent respecte el teletreball
  • Es tracta d’anar avançant.
  • Evitar entendre el teletreball com «el mateix, però en línia».
  • El teletreball requereix maneres d’organitzar i comunicar diferents

Totes aquestes competències estan íntimament entrellaçades i es basen en l’adaptabilitat i la flexibilitat, en primer lloc, de les persones que exerceixen el lideratge.

En el moment actual, la bona gestió d’equips dispersos pot ser una gran oportunitat per obtenir i gestionar talent, allà on es trobi; augmentar l’eficàcia, a construir equips estructurats per les seves habilitats i no per la seva ubicació; avançar cap a la transformació digital; conciliar millor la feina amb la vida personal i familiar, i disminuir costos operatius i mediambientals.

Així, el teletreball d’emergència que la COVID-19 ha forçat a adoptar pot suposar una palanca per enfortir les organitzacions i millorar el compromís i la satisfacció dels qui hi treballen.

I si vols saber-ne més, no et perdis el webinar El liderazgo en el teletrabajo: De una situación de crisis a una fortaleza organizativa, a càrrec de la professora Eva Rimbau Gilabert

Autors / Autores

Professora agregada de Recursos Humans i Organització en els Estudis d'Economia i Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya de la UOC. A més és membre del grup de recerca DigiBiz.
Redactora de continguts.

Comentaris

Deixa un comentari